Consigli operativi per la data certa del dvr

Pubblichiamo alcuni consigli operativi per apporre la data certa al documento valutazione dei rischi mediante l'ufficio postale, la posta elettronica certificata, la marca temporale

UFFICIO POSTALE
1) Il fascicolo deve essere rilegato in maniera solida e non sfascicolabile (rilegatura con graffatura o incollaggio a caldo, ecc.).

2) È sufficiente recarsi presso un ufficio postale e richiedere il servizio di “data certa”: “certificazione
dell’esistenza di un documento in una determinata data”, servizio disciplinato dalla disposizione di
servizio n. 93 del 6 settembre 2007.

Questa la procedura:
- APPORRE L’INDICAZIONE, DATATA E SOTTOSCRITTA SULLA PRIMA PAGINA DEL DOCUMENTO,
DEL NUMERO DELLE PAGINE, PRECEDUTA DALLA DIZIONE “DOCUMENTO UNICO”;
- APPORRE LA DICITURA, SULLA PRIMA PAGINA DEL DOCUMENTO: “SI RICHIEDE
L’APPOSIZIONE DEL TIMBRO POSTALE PER LA DATA CERTA”, SEGUITO DA DATA E FIRMA;
- AFFRANCARE CON FRANCOBOLLI (APPLICATI SUL PRIMO FOGLIO) E RICHIEDERE INFINE
ALL’UFFICIO POSTALE L’APPOSIZIONE DEL TIMBRO CHE ANNULLI L’AFFRANCATURA.

In questo modo si ottiene la certezza dell’esistenza “di quel documento a quella data”.
In pratica è come richiedere una spedizione senza però far effettivamente viaggiare il documento, che
infatti viene immediatamente restituito al mittente dall’ufficio postale.

Generalmente è richiesto che l’operazione alla Posta venga effettuata direttamente dal legale
rappresentante “datore di lavoro” che firma il/i Documento/i e che potrebbe essere chiamato ad esibire un
documento di identità.

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Il servizio di posta elettronica che fornisce al mittente la prova legale dell'invio e della consegna di documenti informatici.
La posta elettronica certificata (PEC) è la trasmissione telematica di comunicazioni con ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna e avviene ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta e ha valore legale. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e alle relative regole tecniche.
Nei casi di invio o ricezione di messaggi verso caselle di posta elettronica tradizionale, il sistema non può eseguire tutti i passi previsti dal circuito della posta certificata e non esplica tutti i requisiti previsti dalla normativa vigente. Per tale ragione la trasmissione dei messaggi non ha gli stessi effetti legali di validità e opponibilità.
Con il Decreto legge n. 185 del 29/11/2008, convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009, la Posta Elettronica Certificata è ora obbligatoria per le aziende e per i professionisti iscritti ad albi e la comunicazione della casella PEC deve avvenire:
- per tutte le nuove aziende al registro delle imprese e al momento dell’ iscrizione;
- per le società già costituite sempre al registro delle imprese ed entro 3 anni di tempo dall’entrata in vigore della legge;
- per i professionisti iscritti in albi ai rispettivi ordini o collegi entro 1 anno dall’entrata in vigore della legge

MARCA TEMPORALE
Il sistema basa la propria modalità di certificazione della marca temporale su un procedimento informatico regolamentato dalla legge italiana, che permette di datare in modo certo ed opponibile a terzi un oggetto digitale (file).
 La Data Certa è un servizio di certificazione temporale apposto, AD ESEMPIO, tramite il servizio INFOCAMERE della Camera di Commercio che permette di datare in modo certo ed opponibile a terzi qualunque tipo di documento.
La validazione temporale è infatti il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili a terzi.
Il servizio di marcatura temporale di un documento informatico, consiste nella generazione, da parte di una Terza Parte Fidata, di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore) cui è associata l'informazione relativa ad una data e ad un'ora certa. Un file marcato temporalmente ha estensione .m7m: al suo interno contiene il documento del quale si è chiesta la validazione temporale e la marca emessa dall'Ente Certificatore InfoCert.
Il tempo, cui fanno riferimento le marche temporali di InfoCert, è riferito al Tempo Universale Coordinato, ed è assicurato da un ricevitore radio sintonizzato con il segnale emesso dall'Istituto Nazionale di Ricerca Metrologica.
La marcatura temporale di un documento informatico può essere effettuata utilizzando DiKe, il software di firma/verifica fornito da InfoCert, che consente di eseguirne anche un immediato controllo.

La Data Certa è prevista anche per i Documenti di nomina del Responsabile del Servizio di Prevenzione e protezione (RSPP) e per le deleghe previste dall'art. 16. del D.lgs 81